Politique de confidentialité
English version below — an English translation of this policy follows the French text.
1. Portée et responsable du traitement
La présente politique s'applique à l'application « Feuilles de temps Nubilogic », enregistrée auprès d'Intuit sous le nom SignalTimesheetAgent (ci-après « l'application »).
L'application est développée et exploitée par Systèmes Nubilogic (Québec, Canada), qui agit à titre de responsable des renseignements personnels qu'elle traite. Toute question relative à la présente politique peut être adressée à :
- Responsable de la protection des renseignements personnels : Sébastien Beausoleil
- Courriel : info@nubilogic.com
Nature de l'application. Il s'agit d'un outil interne à Systèmes Nubilogic, utilisé par son propriétaire et, le cas échéant, par ses employés autorisés, pour consigner le temps facturable. Elle n'est ni offerte au public, ni vendue, ni hébergée pour le compte de tiers. Elle se connecte à un seul compte QuickBooks Online : celui de Systèmes Nubilogic.
2. Ce que fait l'application
L'application transforme des messages envoyés par un utilisateur autorisé — texte, enregistrement vocal ou photo — en entrées de feuille de temps. Chaque entrée est soumise à une validation humaine obligatoire avant d'être inscrite dans QuickBooks Online à titre de temps facturable : rien n'y est écrit automatiquement.
3. Renseignements traités
| Catégorie | Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| Messages Signal | Texte, notes vocales (fichier audio), photos, horodatage, identifiant Signal de l'expéditeur (UUID et, s'il est communiqué, numéro de téléphone) | Source des entrées de temps et piste de vérification |
| Transcriptions | Texte issu de la transcription des notes vocales | Permettre l'extraction d'une entrée de temps |
| Entrées de temps | Nom du client, description du travail, durée, date, déplacement sur place, statut | Objet même de l'application |
| Données QuickBooks Online | Liste des clients du compte (nom affiché et identifiant), identifiant de l'employé, identifiants des activités de temps créées | Associer un travail au bon client et au bon employé, puis écrire l'entrée |
| Jetons d'authentification | Jetons OAuth 2.0 délivrés par Intuit (jeton d'accès et jeton de renouvellement) | Accéder à QuickBooks Online au nom du compte autorisé |
L'application ne recueille aucune donnée de localisation, aucun renseignement bancaire ou de carte de paiement, et n'accède à aucune donnée financière de QuickBooks au-delà de ce qui est énuméré ci-dessus. Elle ne lit ni ne modifie les factures, les paiements ou les états financiers.
4. Destinataires et sous-traitants
Les renseignements traités par l'application sont communiqués aux tiers suivants, uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement décrit ci-dessus :
- Signal
- Sert de canal de transport des messages. Les échanges y sont chiffrés de bout en bout et Signal n'a pas accès à leur contenu.
- Fournisseur d'intelligence artificielle (actuellement Mistral AI, France)
- Reçoit le texte du message, la transcription de la note vocale, l'image le cas échéant, ainsi que la liste des noms de clients du compte QuickBooks, nécessaire pour associer le travail décrit au bon client. Ces données sont transmises pour le seul besoin de l'extraction et ne servent pas à entraîner de modèle. Le fournisseur est configurable et peut être remplacé ; la présente politique sera mise à jour en conséquence.
- Service de transcription
- La transcription des notes vocales est effectuée par un service auto-hébergé sur l'infrastructure de Systèmes Nubilogic. Les fichiers audio ne sont transmis à aucun service de transcription tiers.
- Intuit (QuickBooks Online)
- Destinataire des entrées de temps validées, conformément à l'énoncé de confidentialité d'Intuit.
Aucun renseignement n'est vendu, loué ou échangé. L'application n'utilise ni publicité, ni outil d'analyse d'audience, ni traceur tiers, et ne communique aucune donnée à des fins de marketing.
5. Hébergement et sécurité
Les messages, les fichiers médias et les entrées de temps sont conservés sur un serveur exploité par Systèmes Nubilogic au Canada, dans une base de données qui n'est pas exposée à l'Internet public.
Mesures de protection en place :
- Chiffrement des données en transit : de bout en bout pour les messages sur Signal, et TLS pour tous les appels aux services externes.
- Accès au serveur et aux données restreint aux seules personnes autorisées par Systèmes Nubilogic.
- Jetons d'authentification conservés dans cet environnement à accès restreint, jamais communiqués à un tiers autre qu'Intuit, et renouvelés automatiquement selon le mécanisme de rotation d'Intuit.
Aucune mesure de sécurité n'est infaillible ; Systèmes Nubilogic ne peut garantir une sécurité absolue, mais s'engage à corriger dans les meilleurs délais toute faille portée à sa connaissance et à signaler tout incident de confidentialité conformément à la loi applicable.
6. Durée de conservation
Les messages et les entrées de temps constituent des pièces justificatives comptables : chaque activité de temps facturée doit pouvoir être rattachée au message qui la justifie. Ils sont donc conservés aussi longtemps que l'exige la législation fiscale canadienne applicable aux registres comptables, soit au moins six ans à compter de la fin de l'année d'imposition concernée.
Un message supprimé par son expéditeur dans Signal est marqué comme supprimé et son effet sur l'entrée de temps correspondante est annulé, mais l'enregistrement demeure dans le journal de vérification afin de préserver l'intégrité de la piste comptable.
7. Vos droits
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), toute personne concernée peut demander l'accès à ses renseignements personnels, leur rectification, ou leur suppression lorsque la conservation n'est plus justifiée par une obligation légale. Ces demandes se font à info@nubilogic.com et reçoivent une réponse dans les 30 jours.
Le titulaire du compte QuickBooks Online peut à tout moment révoquer l'accès de l'application depuis QuickBooks (Paramètres → Applications). La révocation interrompt immédiatement tout accès de l'application aux données du compte.
8. Modifications
La présente politique peut être modifiée pour refléter une évolution de l'application ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de changement important dans les catégories de renseignements traités ou dans les destinataires, la version révisée sera publiée à la même adresse avant l'entrée en vigueur du changement.
9. Nous joindre
Systèmes Nubilogic
Québec, Canada
info@nubilogic.com — 514.447.4087
English version
1. Scope and controller
This policy applies to the “Feuilles de temps Nubilogic” application, registered with Intuit as SignalTimesheetAgent (the “application”). It is developed and operated by Systèmes Nubilogic (Quebec, Canada), which acts as the controller of the personal information it processes. Privacy officer: Sébastien Beausoleil, info@nubilogic.com.
The application is an internal tool used by the business owner and, where applicable, its authorized employees, to record billable time. It is not offered to the public, not sold, and not hosted on behalf of third parties. It connects to a single QuickBooks Online company: that of Systèmes Nubilogic.
2. What the application does
The application turns messages sent by an authorized user — text, voice recording, or photo — into timesheet entries. Every entry requires mandatory human validation before being recorded in QuickBooks Online as billable time: nothing is written there automatically.
3. Information processed
- Signal messages — text, voice notes (audio files), photos, timestamps, and the sender's Signal identifier (UUID, and phone number where shared). Used as the source of time entries and as an audit trail.
- Transcripts — text produced from voice notes, so an entry can be extracted.
- Time entries — customer name, work description, duration, date, on-site visit flag, status.
- QuickBooks Online data — the company's customer list (display name and id), the employee id, and the ids of created time activities. Used to attribute work to the correct customer and employee.
- Authentication tokens — OAuth 2.0 access and refresh tokens issued by Intuit, used to access QuickBooks Online on behalf of the authorized company.
The application collects no location data and no banking or payment card information. It accesses no QuickBooks financial data beyond the items listed above, and neither reads nor modifies invoices, payments, or financial statements.
4. Recipients and processors
- Signal — message transport. Messages are end-to-end encrypted; Signal has no access to their content.
- AI provider (currently Mistral AI, France) — receives the message text, the voice-note transcript, the image where applicable, and the QuickBooks customer name list, which is required to match described work to the correct customer. Sent solely for extraction purposes and not used to train models. The provider is configurable and may be replaced; this policy will be updated accordingly.
- Transcription service — self-hosted on Systèmes Nubilogic infrastructure. Audio files are not sent to any third-party transcription service.
- Intuit (QuickBooks Online) — recipient of validated time entries, under Intuit's privacy statement.
No information is sold, rented, or traded. The application uses no advertising, no analytics, and no third-party trackers, and shares no data for marketing purposes.
5. Hosting and security
Messages, media files, and time entries are stored on a server operated by Systèmes Nubilogic in Canada, in a database that is not exposed to the public internet. Protections in place: encryption of data in transit — end-to-end for messages over Signal, and TLS for all calls to external services; access to the server and the data restricted to persons authorized by Systèmes Nubilogic; and authentication tokens held in that restricted environment, never shared with any third party other than Intuit, and rotated automatically per Intuit's refresh-token rotation.
No security measure is infallible. Systèmes Nubilogic cannot guarantee absolute security but undertakes to remediate promptly any vulnerability brought to its attention and to report any confidentiality incident as required by applicable law.
6. Retention
Messages and time entries are accounting supporting records: every billed time activity must remain traceable to the message that justifies it. They are therefore retained for as long as Canadian tax legislation requires accounting records to be kept — at least six years from the end of the relevant tax year. A message deleted by its sender in Signal is marked as deleted and its effect on the corresponding time entry is reverted, but the record remains in the audit log to preserve the integrity of the accounting trail.
7. Your rights
Under Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector and Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act, any individual concerned may request access to their personal information, its correction, or its deletion where retention is no longer required by law. Requests go to info@nubilogic.com and are answered within 30 days.
The QuickBooks Online account holder may revoke the application's access at any time from QuickBooks (Settings → Apps). Revocation immediately terminates the application's access to the account's data.
8. Changes
This policy may change to reflect changes in the application or in applicable law. The last updated date appears at the top of the page. Any material change to the categories of information processed or to recipients will be published at this same address before taking effect.
9. Contact
Systèmes Nubilogic
Quebec, Canada
info@nubilogic.com — +1 514 447 4087